Datenschutz

Ihr Berater für alle Fragen zur DSGVO

Im Rahmen unserer Scandienstleistungen verarbeiten wir auch sensible Daten. Deren Schutz wird durch die seit Mai 2018 gültige Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) genauer geregelt und ist uns als TÜV-zertifizierten Datenschutzexperten besonders wichtig. Gerne beraten wir auch Sie und Ihre Kollegen zum richtigen Umgang mit personenbezogenen Daten – ob bei einer einmaligen Datenschutzschulung bei Ihnen vor Ort oder dauerhaft als externer Datenschutzbeauftragter.

Abholung

Wir holen Ihre zu scannenden Akten mit firmeneigenen Fahrzeugen (GPS-Tracking) und verplombbaren Transportkisten bei Ihnen ab. Alternativ können auch eine Spedition beauftragt oder die Akten per Post gesandt werden.

Abholung

Wir holen Ihre zu scannenden Akten mit firmeneigenen Fahrzeugen (GPS-Tracking) und verplombbaren Transportkisten bei Ihnen ab. Alternativ können auch eine Spedition beauftragt oder die Akten per Post gesandt werden.

Abholung

Wir holen Ihre zu scannenden Akten mit firmeneigenen Fahrzeugen (GPS-Tracking) und verplombbaren Transportkisten bei Ihnen ab. Alternativ können auch eine Spedition beauftragt oder die Akten per Post gesandt werden.

Erfassung der physischen Dokumente

Nach Eingang in unseren Räumen nehmen wir die Indexierung der physischen Dokumente vor.

RESISCAN im PDF/A-Dateiformat (ISO-Standard zur Langzeitarchivierung)

Wir scannen Ihre Dokumente ersetzend konform der TR-03138 des BSI und komprimieren die Dateien ohne Qualitätsverlust. Titel und Urkunden können schonend unter Erhalt der Bindung digitalisiert werden.

OCR-Volltextindizierung

Während dem Scanprozess werden Texte lesbar gemacht, sodass die Dokumente später mit Volltext durchsuchbar sind.

Klassifizierung

Wir klassifizieren ihre Dokumente bereits beim Scannen. Das bedeutet für Sie, dass wir Ihren Dokumenten automatisch die richtige Dokumentenart zuweisen.

Anreichern an Metadaten

Wir lesen die wichtigsten Daten aus Ihrem Dokument aus und erstellen gleich die entsprechenden Importdateien (xml, json, txt, csv) für die Übertragung in Ihr Zielsystem.

Qualitätskontrolle

Im Anschluss an den Scanprozess werden die Digitalisate von unseren geschulten Mitarbeiter kontrolliert und nach Freigabe rücksortiert.

Bereitstellung

Sie erhalten Ihre Dokumente durchsuchbar, komprimiert und verschlüsselt auf unseren abgesicherten Servern oder auf einem Medium ihrer Wahl.

Rücklieferung oder Vernichtung

Nach Ihrem Wunsch liefern wir Ihnen die Originale zurück oder vernichten – Dank revisionssicherem Scannen – nach Ablauf einer vereinbarten Aufbewahrungsfrist Datenschutzkonform nach DIN 66399 und Schutzklasse 3.

Datenschutzberatung

Unser Datenschutz-Audit bei Ihnen vor Ort durch einen TÜV-zertifizierten Datenschutzbeauftragten beinhaltet folgende Leistungen:

  • Grundsätze zum Thema Datenschutz (DSGVO)
  • Analyse der von Ihnen eingesetzten IT-Systeme sowie der internen Prozesse in Bezug auf den Umgang mit schutzbedürftigen Daten
  • Dokumentation zur Verpflichtung der Auftragsverarbeitung
  • Erstellung eines organisatorischen Verfahrensverzeichnisses
  • Erarbeitung eines Maßnahmenkatalogs mit Priorisierung
  • Informationen zum Beschwerdemanagement und Kommunikation mit der Aufsichtsbehörde

Bestellung zum externen Datenschutzbeauftragten

Sie haben mindestens 20 Mitarbeiter die automatisiert personenbezogene Daten verarbeiten? Dann braucht Ihr Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten nach § 38 BDSG. Gerne unterstützen wir Sie dauerhaft als externe Datenschutzbeauftragte. Dabei sind wir bei Datenschutzfragen ständiger Ansprechpartner für Ihre Mitarbeiter, Kunden, Dienstleister und die Behörden. Rechtliche Fragen klären wir in Ihrem Auftrag über unsere Partnerkanzleien. Unsere Leistungen als extern bestellter Datenschutzbeauftragter sind:

  • Begehung Ihrer Räumlichkeiten
  • Sensibilisierung und Schulungen Ihrer Mitarbeiter
  • IST-Analyse der Prozesse, Systeme, Verträge und Vereinbarungen
  • Regelmäßige Abstimmung und Kontrolle des Maßnahmenplans
  • Ansprechpartner für alle datenschutzrelevanten Anfragen – auch für Abwicklung von Datenschutzprüfungen durch die Aufsichtsbehörde
  • Begleitung bei der Einführung neuer Technologien und Systeme (z.B. Software und Datenbanken)

Wählen Sie uns als Partner!

Daraus, das Thema Datenschutz an uns als vertrauensvollen Partner auszulagern, haben Sie folgende Vorteile:

  • Erstellung aller notwendigen Dokumente (Maßnahmenkatalog, Verfahrensverzeichnisse)
  • Vollständige Auslagerung von Anfragen und Beschwerden sowohl von der Aufsichtsbehörde, als auch von Betroffenen
  • Zurückgreifen auf branchenübergreifende Erfahrung als zertifizierte Datenschutzbeauftragte und TÜV-geprüftes Fachwissen
  • Regelmäßige Abstimmung und Kontrolle des Maßnahmenplans
  • Aktueller Wissenstand durch kontinuierliche Weiterbildungsmaßnahmen

Ihr Ansprechpartner

Maximilian Kruschewsky
Gründer & Geschäftsführer

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