Digitalisierung

Ihr Berater rund um die Digitalisierung

Häufig stehen Unternehmen vor ähnlichen Herausforderungen: Die Ablage quillt über vor Papier, Kopien eines Dokuments sind im Umlauf und es ist unklar, wer dieses gerade bearbeitet oder zur Freigabe vorliegen hat, Archive und Lager sind gefüllt und ist ein Dokument älter als ein Jahr, wird die Suche danach zeitaufwändig. Um diesen Zustand zu ändern, erfordert es eine genaue Zieldefinition und einen Plan, wie vorgegangen werden soll. Als Digitalisierungsprofis haben wir branchenübergreifende Erfahrung gesammelt und geben unsere Expertise gerne an Sie weiter.

Abholung

Wir holen Ihre zu scannenden Akten mit firmeneigenen Fahrzeugen (GPS-Tracking) und verplombbaren Transportkisten bei Ihnen ab. Alternativ können auch eine Spedition beauftragt oder die Akten per Post gesandt werden.

Abholung

Wir holen Ihre zu scannenden Akten mit firmeneigenen Fahrzeugen (GPS-Tracking) und verplombbaren Transportkisten bei Ihnen ab. Alternativ können auch eine Spedition beauftragt oder die Akten per Post gesandt werden.

Abholung

Wir holen Ihre zu scannenden Akten mit firmeneigenen Fahrzeugen (GPS-Tracking) und verplombbaren Transportkisten bei Ihnen ab. Alternativ können auch eine Spedition beauftragt oder die Akten per Post gesandt werden.

Erfassung der physischen Dokumente

Nach Eingang in unseren Räumen nehmen wir die Indexierung der physischen Dokumente vor.

RESISCAN im PDF/A-Dateiformat (ISO-Standard zur Langzeitarchivierung)

Wir scannen Ihre Dokumente ersetzend konform der TR-03138 des BSI und komprimieren die Dateien ohne Qualitätsverlust. Titel und Urkunden können schonend unter Erhalt der Bindung digitalisiert werden.

OCR-Volltextindizierung

Während dem Scanprozess werden Texte lesbar gemacht, sodass die Dokumente später mit Volltext durchsuchbar sind.

Klassifizierung

Wir klassifizieren ihre Dokumente bereits beim Scannen. Das bedeutet für Sie, dass wir Ihren Dokumenten automatisch die richtige Dokumentenart zuweisen.

Anreichern an Metadaten

Wir lesen die wichtigsten Daten aus Ihrem Dokument aus und erstellen gleich die entsprechenden Importdateien (xml, json, txt, csv) für die Übertragung in Ihr Zielsystem.

Qualitätskontrolle

Im Anschluss an den Scanprozess werden die Digitalisate von unseren geschulten Mitarbeiter kontrolliert und nach Freigabe rücksortiert.

Bereitstellung

Sie erhalten Ihre Dokumente durchsuchbar, komprimiert und verschlüsselt auf unseren abgesicherten Servern oder auf einem Medium ihrer Wahl.

Rücklieferung oder Vernichtung

Nach Ihrem Wunsch liefern wir Ihnen die Originale zurück oder vernichten – Dank revisionssicherem Scannen – nach Ablauf einer vereinbarten Aufbewahrungsfrist Datenschutzkonform nach DIN 66399 und Schutzklasse 3.

Digitalisierungsberatung

Von der Bedarfsanalyse über das Digitalisieren Ihrer analogen Dokumente bis zur Einführung geeigneter Systeme und die digitale Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse unterstützen wir Sie bei der Umsetzung. Sie umfasst:

Digitalisierungsmöglichkeiten

Beratung zu allen Bereichen der Digitalisierung mit Definition Ihrer Möglichkeiten, Ziele und Maßnahmen

Zieldefinition

Konkretisierung der Vision, Abzeichnen der Maßnahmen, Abstimmung zur digitalen Datenaufbereitung

Gesamtprozess Digitalisierung

Planung des Digitalisierungsablaufs vom Scannen Ihrer analogen Akten bis zur ECM-Implementierung

Somit profitieren Sie von
Zurückgreifen auf Profis

Fachwissen im Umgang mit hoch sensiblen Daten

Ein zentraler Ansprechpartner

Einweisung in die Möglichkeiten, Beratung, Planung, gerne auch Umsetzung aus einer Hand

Individuelle Lösung

Auf Ihre Bedürfnisse maßgeschneiderte Angebote

ÜBER LETTERSCAN

Ihr Scan- und Datendienstleister seit 2013

Möglichkeit zur Förderung

Sämtliche unserer Beratungsdienstleistungen sind förderfähig durch das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA). Gerne besprechen wir mit Ihnen individuell die Möglichkeiten einer Förderung. Erfahren Sie hier mehr.

Sparen von Zeit und Ressourcen digitales Arbeiten

Die Grundlage für effizientes digitales Arbeiten schaffen Sie mit der Digitalisierung Ihrer Archive – denn nur so können Sie zu jeder Zeit von jedem Ort aus auf Ihre Unterlagen zugreifen und gemeinsam mit jeweils nur einem Original arbeiten, um unnötige Kopien zu vermeiden.

Für die revisionssichere Archivierung erfolgt dann die Überführung in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM), das die Unveränderlichkeit der Dokumente gewährleistet und Zugriffe durch eine ausdifferenzierte Berechtigungsstruktur regelt.
Sie arbeiten bereits mit einer Archivlösung? Dann übernehmen wir die Digitalisierung Ihrer Archive und implementieren diese in Ihr bestehendes System – revisionssicher und unter Berücksichtigung höchster Datenschutzstandards. Sie haben noch keine DMS-/ECM-Lösung im Einsatz? Dann geben wir Ihnen die für Sie passende Lösung mit an die Hand. Gemeinsam mit unserem Partner der d.velop AG unterstützen wir Sie bei der Einführung von d.velop documents.

Alle unsere Digitalisierungsservices- und Beratungen werden unter Beachtung höchster Datenschutzstandards durchgeführt, zu denen wir Sie gerne im Rahmen unserer Datenschutzberatung schulen.

Ihr Ansprechpartner

Maximilian Kruschewsky
Gründer & Geschäftsführer

Beratung vereinbaren

Sie interessieren sich für unsere Scan-Dienstleistungen?

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf! Wir freuen uns auf Ihre Anfrage und melden uns bei Ihnen.

Jetzt unverbindliche Beratung vereinbaren

Bitte füllen Sie die folgenden Angaben aus, damit wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen können.
Felder mit (*) sind verpflichtend
Vielen Dank für Ihre Anfrage! Wir melden uns in Kürze bei Ihnen.
Entschuldige! Bei der Übermittlung deines Formulars ist wohl etwas schief gelaufen...
Unverbindliche Beratung