ECM

Ihre Unterstützung für Dokumente und Prozesse in Ihrem ECM

Verwalten Sie Ihre digitalen Dokumente in einem revisionssicheren Enterprise Content Management System (ECM), das Ihnen eine strukturierte Ablage und eine schnelle bereichsübergreifende Suche ermöglicht.

Abholung

Wir holen Ihre zu scannenden Akten mit firmeneigenen Fahrzeugen (GPS-Tracking) und verplombbaren Transportkisten bei Ihnen ab. Alternativ können auch eine Spedition beauftragt oder die Akten per Post gesandt werden.

Abholung

Wir holen Ihre zu scannenden Akten mit firmeneigenen Fahrzeugen (GPS-Tracking) und verplombbaren Transportkisten bei Ihnen ab. Alternativ können auch eine Spedition beauftragt oder die Akten per Post gesandt werden.

Abholung

Wir holen Ihre zu scannenden Akten mit firmeneigenen Fahrzeugen (GPS-Tracking) und verplombbaren Transportkisten bei Ihnen ab. Alternativ können auch eine Spedition beauftragt oder die Akten per Post gesandt werden.

Erfassung der physischen Dokumente

Nach Eingang in unseren Räumen nehmen wir die Indexierung der physischen Dokumente vor.

RESISCAN im PDF/A-Dateiformat (ISO-Standard zur Langzeitarchivierung)

Wir scannen Ihre Dokumente ersetzend konform der TR-03138 des BSI und komprimieren die Dateien ohne Qualitätsverlust. Titel und Urkunden können schonend unter Erhalt der Bindung digitalisiert werden.

OCR-Volltextindizierung

Während dem Scanprozess werden Texte lesbar gemacht, sodass die Dokumente später mit Volltext durchsuchbar sind.

Klassifizierung

Wir klassifizieren ihre Dokumente bereits beim Scannen. Das bedeutet für Sie, dass wir Ihren Dokumenten automatisch die richtige Dokumentenart zuweisen.

Anreichern an Metadaten

Wir lesen die wichtigsten Daten aus Ihrem Dokument aus und erstellen gleich die entsprechenden Importdateien (xml, json, txt, csv) für die Übertragung in Ihr Zielsystem.

Qualitätskontrolle

Im Anschluss an den Scanprozess werden die Digitalisate von unseren geschulten Mitarbeiter kontrolliert und nach Freigabe rücksortiert.

Bereitstellung

Sie erhalten Ihre Dokumente durchsuchbar, komprimiert und verschlüsselt auf unseren abgesicherten Servern oder auf einem Medium ihrer Wahl.

Rücklieferung oder Vernichtung

Nach Ihrem Wunsch liefern wir Ihnen die Originale zurück oder vernichten – Dank revisionssicherem Scannen – nach Ablauf einer vereinbarten Aufbewahrungsfrist Datenschutzkonform nach DIN 66399 und Schutzklasse 3.

Dank cloudbasierter Archivierung können Sie dabei jederzeit und von überall aus auf Ihre Akten zugreifen. Somit gewinnen Sie an Flexibilität, Mobilität und Zeit.Gerne unterstützen wir Sie bei der Einführung der ECM-Lösung und beraten Sie zu der für Sie geeignetsten Aktenpläne.
Unsere ECM-Beratung ist förderfähig durch das Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA). Sprechen Sie uns einfach zu den Möglichkeiten der Förderung an oder erfahren Sie hier mehr.

ECM in der Cloud

Mit unseren ECM-Systemen haben Sie jederzeit und von überall Zugriff auf Ihre Daten, in einem zentralen Archiv.  

  • Digitale Verfügbarkeit
    Im Vergleich zu Ihrem bisherigen Papierakten stehen Ihnen und Ihren Mitarbeitern die digitalen Akten zu jeder Zeit und überall online zur Verfügung. Die Struktur der digitalen Akten bestimmen Sie – entsprechend der Anforderungen Ihres Unternehmens. Ihre Dokumente sind dabei mit Metadaten hinterlegt und so ganz intuitiv durchsuchbar. Zugriffsrechte sind frei definierbar – sensible Dokumente sind so vor unbefugtem Zugriff geschützt.
  • Revisionssicherheit
    Unser geprüftes und zertifiziertes ECM-System erfüllt alle gesetzlichen Voraussetzungen zur revisionssicheren Archivierung.
  • Schnelle & unkomplizierte Recherche
    Eine einfache und intuitive Suche ermöglicht schnellen Zugriff auf Ihre Akten. Dadurch sparen Sie und Ihre Mitarbeiter Zeit und durch entfallende Lagerung und Logistik reduzieren sich ebenfalls laufende Kosten.

Sie besitzen noch keine ECM-Lösung?

Mit Hilfe eines Enterprise-Content-Management-Systems können Sie ihre Dokumente gebündelt bereitstellen und Prozesse strukturieren. Papierarchive werden überflüssig wodurch Sie Kosten und Zeit einsparen und Arbeitsabläufe automatisiert werden können.

Wir haben die passende Lösung für Sie. Gerne implementieren wir Ihnen das renommierte ECM d.velop documents, befüllen es mit Ihren Dokumenten und sind Ansprechpartner für Ihre Fragen.

Vorteile eines ECM

Hier finden Sie die Vorteile eines ECM-Systems im Überblick:

  • Inhalte flexibel verfügbar
    Durch mobile Anwendung sind Ihre Akten von überall und aus jeder Anwendung heraus abrufbar.
  • Steigerung der Produktivität
    Stichwort- und Volltextsuche erleichtern und beschleunigen die Arbeit.
  • Klare Struktur und Zugriffsregelungen
    Berechtigungsstrukturen regeln den Zugriff auf Dokumente.
  • Effiziente Prozesse
    Digitale Workflows lösen Aufgaben und Benachrichtigungen für die Verantwortlichen aus.
  • Sicherer und zentraler Speicherort
    Langzeit- und revisionssichere Archivierung erlaubt die Vernichtung der Originale.
  • Transparenz
    Alle Bearbeitungsschritte und -details sind in Versionierung detailliert nachvollziehbar. So sehen Sie, wer wann welche Veränderungen am Dokument vorgenommen hat.

Ihr Ansprechpartner

Maximilian Kruschewsky
Gründer & Geschäftsführer

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