Scannen

Ihr Scan-Dienstleister für jedes Format

Von der Tankquittung bis hin zum Bauplan digitalisieren wir sämtliche Formate von Dokumenten revisionssicher und datenschutzkonform.

Abholung

Wir holen Ihre zu scannenden Akten mit firmeneigenen Fahrzeugen (GPS-Tracking) und verplombbaren Transportkisten bei Ihnen ab. Alternativ können auch eine Spedition beauftragt oder die Akten per Post gesandt werden.

Abholung

Wir holen Ihre zu scannenden Akten mit firmeneigenen Fahrzeugen (GPS-Tracking) und verplombbaren Transportkisten bei Ihnen ab. Alternativ können auch eine Spedition beauftragt oder die Akten per Post gesandt werden.

Abholung

Wir holen Ihre zu scannenden Akten mit firmeneigenen Fahrzeugen (GPS-Tracking) und verplombbaren Transportkisten bei Ihnen ab. Alternativ können auch eine Spedition beauftragt oder die Akten per Post gesandt werden.

Erfassung der physischen Dokumente

Nach Eingang in unseren Räumen nehmen wir die Indexierung der physischen Dokumente vor.

RESISCAN im PDF/A-Dateiformat (ISO-Standard zur Langzeitarchivierung)

Wir scannen Ihre Dokumente ersetzend konform der TR-03138 des BSI und komprimieren die Dateien ohne Qualitätsverlust. Titel und Urkunden können schonend unter Erhalt der Bindung digitalisiert werden.

OCR-Volltextindizierung

Während dem Scanprozess werden Texte lesbar gemacht, sodass die Dokumente später mit Volltext durchsuchbar sind.

Klassifizierung

Wir klassifizieren ihre Dokumente bereits beim Scannen. Das bedeutet für Sie, dass wir Ihren Dokumenten automatisch die richtige Dokumentenart zuweisen.

Anreichern an Metadaten

Wir lesen die wichtigsten Daten aus Ihrem Dokument aus und erstellen gleich die entsprechenden Importdateien (xml, json, txt, csv) für die Übertragung in Ihr Zielsystem.

Qualitätskontrolle

Im Anschluss an den Scanprozess werden die Digitalisate von unseren geschulten Mitarbeiter kontrolliert und nach Freigabe rücksortiert.

Bereitstellung

Sie erhalten Ihre Dokumente durchsuchbar, komprimiert und verschlüsselt auf unseren abgesicherten Servern oder auf einem Medium ihrer Wahl.

Rücklieferung oder Vernichtung

Nach Ihrem Wunsch liefern wir Ihnen die Originale zurück oder vernichten – Dank revisionssicherem Scannen – nach Ablauf einer vereinbarten Aufbewahrungsfrist Datenschutzkonform nach DIN 66399 und Schutzklasse 3.

Scan-Service

letterscan übernimmt dabei den gesamten Prozess: Von der Abholung über das Scannen bis hin zur Rücklieferung oder Vernichtung – alles unter Beachtung höchster Sicherheitsstandards. Auf Wunsch importieren wir Ihre Dokumente inkl. aller relevanten Eigenschaften im Anschluss in ein bestehendes ECM-System oder in eine individuell angepasste Lösung durch letterscan.

Abholung

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Alternativ können auch eine Spedition beauftragt oder die Akten per Post gesandt werden.

Erfassung der physischen Dokumente

Nach Eingang in unseren Räumen nehmen wir die Indexierung der physischen Dokumente vor.

RESISCAN im PDF/A-Dateiformat

Wir scannen Ihre Dokumente ersetzend konform der TR-03138 des BSI und komprimieren die Dateien ohne Qualitätsverlust. Titel und Urkunden können schonend unter Erhalt der Bindung digitalisiert werden.

OCR-Volltextindexierung

Während dem Scanprozess werden Texte lesbar gemacht, sodass die Dokumente später mit Volltext durchsuchbar sind.

Klassifizierung

Wir klassifizieren ihre Dokumente bereits beim Scannen. Das bedeutet für Sie, dass wir Ihren Dokumenten automatisch die richtige Dokumentenart zuweisen.

Anreicherung um Metadaten

Wir lesen die wichtigsten Daten aus Ihrem Dokument aus und erstellen gleich die entsprechenden Importdateien (xml, json, txt, csv) für die Übertragung in Ihr Zielsystem.

Qualitätskontrolle

Im Anschluss an den Scanprozess werden die Digitalisate von unseren geschulten Mitarbeiter kontrolliert und nach Freigabe rücksortiert.

Bereitstellung

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Rücklieferung oder Vernichtung

Nach Ihrem Wunsch liefern wir Ihnen die Originale zurück oder vernichten – Dank revisionssicherem Scannen – nach Ablauf einer vereinbarten Aufbewahrungsfrist Datenschutzkonform nach DIN 66399 und Schutzklasse 3.

OCR-Volltextindexierung

Während dem Scanprozess werden Texte lesbar gemacht, sodass die Dokumente später mit Volltext durchsuchbar sind.

Klassifizierung

Wir klassifizieren ihre Dokumente bereits beim Scannen. Das bedeutet für Sie, dass wir Ihren Dokumenten automatisch die richtige Dokumentenart zuweisen.

Anreicherung um Metadaten

Wir lesen die wichtigsten Daten aus Ihrem Dokument aus und erstellen gleich die entsprechenden Importdateien (xml, json, txt, csv) für die Übertragung in Ihr Zielsystem.

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ÜBER LETTERSCAN

Ihr Scan- und Datendienstleister seit 2013

Über uns

Seit 2013 unterstützt die letterscan GmbH & Co. KG Unternehmen aller Branchen im gesamten Prozess der Digitalisierung: vom revisionssicheren Scannen aller Unterlagen inklusive Sonderformaten wie Plänen und Urkunden über die Übernahme aller Dokumente und deren Inhalte (Metadaten) in das Cloud-basierte Dokumentenmanagementsystem d.velop documents by letterscan bis hin zur Datenschutz- und ganzheitlichen Prozessberatung

Dokumenten-Management, Prozesse und Datenschutz

Für die revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente und Zugriffssteuerung integrieren wir die Dokumente zusätzlich, wenn gewünscht, in Ihre DMS- oder ECM-Lösung. Sollten Sie noch keine Archivlösung nutzen, beraten wir Sie gerne!

Häufig gestellte Fragen und Details zu unseren Prozessen, sowie Datenschutzmaßnahmen beantworten wir in unseren FAQs oder gerne direkt in einem persönlichen Gespräch.

Branchen Expertise

Wir sind spezialisiert auf die Verarbeitung von Daten folgender Branchen:

  • Immobilienwirtschaft
  • Öffentliche Einrichtungen
  • Maschinenbau
  • Steuerberater und Rechtsanwälte
  • Gesundheitswesen

Ihr Ansprechpartner

Maximilian Kruschewsky
Gründer & Geschäftsführer

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