letterscan digitalisiert Dokumente jeden Formates.

Von der Tankquittung für Ihren Steuerberater bis zum Bauplan (bis DIN A0) Ihres Immobiliengeschäfts scannen, indexieren und komprimieren wir Ihre Papiere revisionssicher.

Zu unseren Scandienstleistungen gehören Sonderscandienstleistungen, Beratung im Bereich der digitalen Datenaufbereitung und Datensicherheit sowie die Begleitung der Digitalisierung ganzer Geschäftsprozesse innerhalb Ihres Unternehmens.

Sie möchten Ihr Aktenarchiv digitalisieren?

Mit unseren Scandienstleistungen befreien wir Sie aus dem Papier-Chaos. Rufen Sie uns an!

Die Eckdaten

  • OCR-Volltextindexierung
  • PDF/A Dateiformat (ISO-Standard zur Langzeitarchivierung)
  • Höchste Kompression ohne Qualitätsverlust
  • Ersetzendes Scannen gemäß der TR-03138 des BSI (RESISCAN)
  • Individuelle Indexierung nach Bedarf oder Vorgaben eines bestehenden Dokumenten-Management-Systems oder unseres individuell erstellten Datenraumes
  • Titel und Urkunden werden schonend und unter Erhalt der Bindung digitalisiert und auf Wunsch gesondert gelagert oder zurückgesandt.

Der Prozess

  • Abholung
    Wir holen Ihre Unterlagen mit firmeneigenen Fahrzeugen (GPS-Tracking) und verplombaren Transportkisten bei Ihnen ab. Bundesweit.
  • Indexierung
    Nach Eingang in unseren Räumen nehmen wir die Indexierung der physischen Dokumente vor.
  • RESISCAN
    Wir bereiten Ihre Dokumente konform der TR-03138 des BSI auf.
  • Qualitätskontrolle
    Im Anschluss an den Scanprozess werden die Digitalisate von unseren geschulten Mitarbeiter kontrolliert und nach Freigabe Rücksortierung.
  • Bereitstellung
    Sie erhalten Ihre Dokumente durchsuchbar, komprimiert und verschlüsselt auf unseren abgesicherten Servern oder auf einem Medium ihrer Wahl.
  • Rücklieferung oder Vernichtung:
    Nach Ihrem Wunsch Liefern wir Ihnen die Originale zurück oder vernichten nach Ablauf einer vereinbarten Aufbewahrungsfrist Datenschutzkonform nach DIN 66399 und Schutzklasse 3.

Zusätzlich integrieren wir die Dokumente, wenn gewünscht, in Ihre DMS- oder ECM-Lösung.

Sollten Sie noch keine Archivlösung nutzen, beraten wir Sie gerne!

letterscan ist spezialisiert auf die Verarbeitung von Daten folgender Branchen:

  • Gesundheitswesen
    KIS-, ECM- und ERP-Schnittstellen; Kliniken, Kostenträger, Praxen, Forschung
  • Immobilienwirtschaft
    Datenraumerstellung, Dokumentenauswertung, Projektraumbereitstellung
  • Steuerberater und Rechtsanwälte
    revisionssichere Archivierung, Beweiswert erhaltende Digitalisierung, rechtssichere Zustellung von Dokumenten ohne Portokosten
  • Maschinenbau
    Digitalisierung von technischen Plänen, Prüfunterlagen, Handbüchern
  • Öffentliche Einrichtungen
    Digitalisierung von Unterlagen für Gemeinden und Bildungsträger, Bereitstellung von externen Datenschutzbeauftragten

Weitere Fragen zum Prozess und Datenschutz?

Häufig gestellte Fragen und Details zu unseren Prozessen, sowie Datenschutzmaßnahmen beantworten wir in unseren FAQs, oder gern direkt in einem persönlichen Gespräch.

Sie interessieren sich für unsere Scandienstleistungen?

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf! Unsere Mitarbeiter freuen sich auf Ihre Anfrage und melden sich bei Ihnen!