Sie haben Fragen zu unseren Scandienstleistungen?

Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns, wir beraten Sie gerne!

Abholung

  • Die Abholung erfolgt mit firmeneigenen Fahrzeugen (GPS-Tracking). Verpackt werden Ihre Dokumente entweder in von uns bereitgestellten feuerhemmenden, verplombten Kunststoffboxen oder in Ihren Kisten.
  • Bei der Abholung wird ein Übergabeprotokoll erstellt und von beiden Seiten gegengezeichnet.

Aufbereitung

  • Die Vorbereitung der Dokumente umfasst das Lösen von Klammerungen, Ausheften, Sortierung zur Sicherstellung der Reihenfolge, Einlegen von Trennblättern, Versetzen von Klebezetteln und die Entnahme von Datenträgern zur separaten Erfassung.
  • Gebundene Dokumente (Urkunden, Bücher etc.) die nicht aufgetrennt werden dürfen werden mit Hilfe eines Aufsicht-Scanners gescannt.

Digitalisierung

  • Folgende Parameter werden als Grundeinstellungen verwendet, sind jedoch anpassbar:Zielformat: TIFF; Auflösung: 300 dpi; Farbscan mit 300 dpi; automatischer Kontrast
  • Standardmäßig übermitteln wir Ihnen die digitalisierten Dokumente im PDF/A Format. Es besteht aber auch die Möglichkeit andere Formate (bspw. TIFF) zu erhalten.
  • Die Dateistruktur wird im Vorhinein individuell mit Ihnen festgelegt.

Nachbereitung

  • Rücksortierung bedeutet das Einlegen der Dokumente in ihrer ursprünglichen Reihenfolge in die Ordner und Verschluss mit einem Gummiband.
  • Auf Wunsch ist gegen Aufpreis eine vollständige Rückheftung möglich.
  • Ihre originalen Dokumente lagern wir bis zu 30 Tage kostenfrei bei uns ein.
  • Die Digitalen Daten werden nach 30 Tagen von vernichtet.
  • Sie haben die Wahl zwischen Rücklieferung oder datenschutzkonformer Vernichtung.

Abrechnung

  • Eine Aufteilung der Rechnung auf verschiedene Rechnungsempfänger ist möglich.

Dateizustellung

  • Die Zustellung der digitalen Daten erfolgt nach Ihrem Wunsch entweder auf einem verschlüsselten Datenträger oder SFTP-Upload. Eine Bereitstellung über Dropbox ist ebenfalls möglich.

RESISCAN

  • Die TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) beinhaltet die technischen und organisatorischen Maßnahmen die es beim ersetzenden Scannen hinsichtlich Informationssicherheit und Rechtssicherheit zu berücksichtigen gilt.

OCR-Volltextindizierung

  • Optical Character Recognition (OCR) und steht für Texterkennung. Durch OCR kann ein Computer Texte auf einem eingescannten Bild erkennen und diese in ein Text-Dokument wandeln.

PDF/A

  • Das Dateiformat PDF/A ist ein von der International Organization for Standardisation (ISO) genormtes Format zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente.

Datenträgervernichtung nach DIN 66399 und Schutzklasse 3

  • Die DIN 66399 definiert drei Schutzklassen, denen Datenträger hinsichtlich ihrer Schutzbedürftigkeit zugeordnet werden. Schutzklasse 3 stellt die höchste Schutzbedürftigkeit darf und betrifft besonders geheime Daten. Datenträger betreffen in diesem Zusammenhang alle Arten von Papier über CD bis hin zu Chipkarten.

Datenschutz

Der Schutz Ihrer Daten hat für uns höchste Priorität, für die wir umfassende Maßnahmen ergreifen:

  • Unbefugte erhalten keinen Zugriff zu Ihren Daten. Die Dokumente werden ausschließlich durch Mitarbeiter der Firma letterscan gescannt.
  • Unsere Mitarbeiter werden vor Aufnahme der Tätigkeit mit den Bestimmungen des Datenschutzes vertraut gemacht. Sie werden nach Art. 28 Abs. 3 S. lit. b DSGVO auf das Datengeheimnis verpflichtet. Das Datengeheimnis besteht auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit fort.
  • Unsere Räumlichkeiten sind jederzeit verschlossen, Zutritt haben ausschließlich Mitarbeiter der Firma letterscan. Zusätzlich wird der gesamte Bereich 24h videoüberwacht und der Zugang digital protokolliert.
  • Wir erfüllen die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO .
  • Digitalisierte Daten werden nur bei Nutzung einer der Datenraum-Dienstleistungen online gestellt.
  • Das VLAN der Produktionsumgebung ist von außerhalb des Unternehmens nicht erreichbar und arbeitet vollständig offline.
  • Dokumente, die nicht aufbewahrt werden sollen, werden nach DIN 66399 Schutzklasse 3 vernichtet.
  • Wir verfügen über eigene TÜV-zertifizierte Datenschutzbeauftragte.

Datengeheimnis (Art. 28 Abs. 3 S. lit. b DSGVO)

  • Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogener Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

  • Öffentliche und nicht-öffentliche Stellen, die selbst oder im Auftrag personenbezogene Daten erheben, verarbeiten oder nutzen, haben die technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen, die erforderlich sind, um die Ausführung der Vorschriften dieses Gesetzes, insbesondere die in der Anlage zu diesem Gesetz genannten Anforderungen, zu gewährleisten. Erforderlich sind Maßnahmen nur, wenn ihr Aufwand in einem angemessenen Verhältnis zu dem angestrebten Schutzzweck steht.